Workation: Die wichtigsten Fragen & Antworten

1. Allgemein
   1.1. Kann ein Arbeitnehmer einfach eine Workation buchen
   1.2. Wie überzeuge ich meinen Chef
2. Organisation
   2.1. Anreise planen)
   2.2. (Visum beantragen)
   2.3. Versicherungsschutz
   2.4. Kollegen informieren
   2.5. Zeitmanagement
   2.6. Technik und Software prüfen
   2.7. Ziele vereinbaren
3. Kosten
   3.1. Versicherung
   3.2. Flug / Anreise
   3.3. Visum
   3.4. Unterkunft
   3.5. Verpflegung
   3.6. Aktivitäten vor Ort
4. Rechtliche Situation
   4.1. Von steuerlicher Seite zu beachten
   4.2. Von sozialrechtlicher Seite zu beachten
   4.3. Arbeitsrechtliches

1. Allgemein

Was bedeutet Workation: Die Grenzen zwischen festem Büroarbeitsplatz und variablem Arbeitsplatz (remote office) verschwimmen zunehmend. Anstelle fester Arbeitszeiten tritt die Erledigung der Arbeit als solche, bei der es weniger relevant wird, wann die Arbeit erledigt wird.
Bei einer Workation, einem Kunstwort aus den angelsächsischen Begriffen Work (=Arbeit) und Vacation(=Urlaub), verlagert sich die Arbeit an einen (Urlaubs-)ort mit schönem Ambiente. Voraussetzung ist ein passender Arbeitsplatz (im Idealfall entsprechend ergonomisch) und eine stabile Internetverbindung. Arbeitsrechtlich ist eine Workation zunächst als Ausprägung der mobilen Arbeit zu sehen.

1.1. Kann ein Arbeitnehmer einfach eine Workation buchen

Ein Arbeitnehmer kann nicht einfach so von der Ferne oder dem Urlaubsort aus arbeiten. Es ist auf jeden Fall eine Zustimmung des Vorgesetzten nötig, die im Idealfall auch im Arbeitsvertrag niedergeschrieben ist. Ist ein bestimmter Arbeitsort im Vertrag festgehalten worden, kann nur davon abgewichen werden, wenn der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer sich darauf einigen. Ohne die Zustimmung des Arbeitgebers geht es also nicht.
Unterhalb von vier Wochen ist keine Änderung des Arbeitsvertrags nötig, aber die arbeitsrechtliche Situation im Zielland ist zu prüfen. So kann es durchaus möglich sein, das eine Arbeitserlaubnis nötig ist. Ob das in der Realität überhaupt überprüfbar ist, steht auf einem anderen Blatt. Bei einem Aufenthalt länger als vier Wochen, ist eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag nötig.

1.2. Wie überzeuge ich meinen Chef, dass ich vor Ort nicht unproduktiv bin und “nur in der Sonne liege”?

Am besten wird man seinen Vorgesetzten von einer Workation überzeugen können, wenn man ihm ein wenig Kontrolle beziehungsweise Steuerungsmöglichkeiten gibt und für Transparenz sorgt.
Dazu bietet es sich an, konkrete Zeiten festzulegen, an denen man erreichbar ist. Zudem ist es ratsam, Ziele zu vereinbaren, die den Arbeitsfortschritt dokumentieren. Das ist sowohl für den Arbeitgeber, aber auch für den Arbeitnehmer von Vorteil. Letzter kann diesen Organisationsrahmen als guten Leitfaden nutzen und so Arbeit und Freizeit je nach Soll-Erfüllung gestalten.

2. Organisation

2.1. Anreise planen

2.2. Visum beantragen

In Ländern außerhalb der EU kann bei einem längeren (Arbeits-)aufenthalt ein Arbeitsvisum erforderlich sein. Einige Länder haben bereits spezielle Workation-Visa aufgelegt.

2.3. Versicherungsschutz

Ratsam ist auf jeden Fall der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung und einer Haftpflichtversicherung. Bei letzterer ist zu prüfen, falls die Workation außerhalb der EU stattfindet, ob die Versicherung dann gilt. Eine Auslandskrankenversicherung sollte auch bei dem Vorliegen einer Reisewarnung eine Absicherung bieten und zudem den medizinischen Rücktransport im Notfall sowie Überführungskosten im Sterbefall abdecken. Wir können hier die entsprechenden Versicherungen der Hanse Merkur empfehlen*:

• Langfristige Auslandskrankenversicherung bis 1 Jahr
• Haftpflichtversicherung
• Unfallversicherung

2.4. Kollegen informieren

Rechtzeitig vor Abreise sollte den relevanten Mitarbeitern und Kunden die Dauer der Workation und die geplante Erreichbarkeit vor Ort mitgeteilt werden. Hierbei muss eine etwaige Zeitverschiebung beachtet werden.
Über die Signatur oder über eine Auto-E-Mail-Antwort können die Workation selbst und die Verfügbarkeitszeiten Mitarbeitern und Kunden mitgeteilt werden. Ein geteilter Kalender auf den andere zugreifen können kann dazu ein passendes Hilfsmittel sein.

2.5. Zeitmanagement

Es ist sinnvoll die Arbeitswoche bereits grob vorab zu planen. Die genauere Zeitplanung erfolgt jeweils am vorherigen Arbeitstag: Welche Arbeiten sollen mit welcher Priorität erledigt werden. Diese Punkte sollte dann schriftlich festgehalten werden. Genauere Hilfsmittel zur Zeitplanung finden sich z.B. hier.
Wer sich einen regelmäßigen Arbeitsrhythmus zulegt, also sich täglich immer gleiche Zeitfenster vornimmt, hat es leichter, diese dann auch einzuhalten.

2.6. Technik und Software prüfen

Kontaktdaten der IT-Abteilung inklusiv Telefonnummer unbedingt speichern, falls der Netzzugang in der Ferne nicht klappen sollte. Vor Abreise mit der IT-Abteilung klären, ob ein reibungsloser Zugang zu alle benötigten Tools gegeben ist beziehungsweise welche Programme angepasst werden müssen.
Ohne Administrationszugang kann es passieren, dass gewisse Anpassungen am PC nicht durchgeführt werden können.

2.7. Ziele vereinbaren

Siehe: 1.2 Wie überzeuge ich meinen Chef

3. Kosten

3.1. Versicherung

siehe 2.1. Versicherungsschutz

3.2. Flug / Anreise

Sind die Verkehrsmittel (Bahn/Auto/Flug/Bus) für die Anreise geplant und gebucht?

Ist ein Transferservice vom Bahnhof/Flughafen zur Unterkunft vorgesehen? Wie sieht es mit der Mobilität vor Ort aus. Ist ein Mietwagen rechtzeitig gebucht worden? Wir empfehlen mit gutem Gewissen Billiger-Mietwagen*, da dort eine sehr gute Auswahl an Filterkriterien zur Verfügung stehen und die vorhandenen Bewertungen die Entscheidung erleichtert. Mietwagen: Verfügbarkeit am Zielort prüfen und evtl. via Billiger-Mietwagen* buchen.

3.3. Visum

siehe 2.2. Visum

3.4. Unterkunft

Die Recherche nach einer idealen Workation-Unterkunft sollte mit Vorlauf geplant werden, um noch genug Auswahlmöglichkeiten an freien Unterkunftskapazitäten zu haben. Womöglich können so auch Frühbucherrabatte in Anspruch genommen werden. Es bietet sich an, Unterkünfte zu buchen, die bereits Erfahrung mit dem Thema Workation haben und von der Ausstattung (schnelles WLAN, Arbeitsmöglichkeiten, Freizeitmöglichkeiten) entsprechend vorbereitet sind. Die auf Workation.de gelisteten Unterkünfte können dies bereits garantieren. Aber es ist selbstverständlich auch möglich, selbst auf die Suche bei klassischen Unterkunftsportalen zu gehen.

3.5. Verpflegung

Je nach gebuchter Unterkunftsform (Hotel, Apartment, Ferienwohnung, …) fallen womöglich zusätzliche Kosten für die tägliche Verpflegung an. Entsprechend sollte vorab kalkuliert werden. Gibt es z.B. im Hotel Voll- oder Halbpension, so ist einem die Verpflegung in einer Ferienwohnung selbst überlassen. In Workation-Communities kann es sein, dass jeder einmal für die Verpflegung der Gruppe sorgt.

3.6. Aktivitäten vor Ort

Workation besteht aus dem Anteil Arbeit und Freizeit/Erholung. Auch hier gilt, dass zusätzliches Budget für Freizeitaktivitäten eingeplant werden sollte. Online kann man sich am besten bereits vorab über mögliche Aktivitäten und deren Preis informieren und kann so den Kostenblock vorher besser abschätzen.

4. Rechtliche Situation

Die rechtliche Situation ist von einigen Kriterien im Unternehmen abhängig. Häufig steckt hier der Teufel im Detail: Unterschiedliche Aspekte spielen an dieser Stelle mit hinein: Gibt es einen Betriebsrat, eine Betriebsvereinbarung, was steht aktuell bereits im Arbeitsvertrag, wohin soll die Workation gehen, und so weiter. Mit diesen Fragen sind viele Unternehmen nicht alleine. Damit an dieser Stelle Klarheit geschaffen wird, haben wir uns mit einer renommierten Anwaltskanzlei mit einer Spezialisierung auf Arbeitsrecht gerade in Bezug auf Ausland zusammengetan: Im Ergebnis ist ein Rundum-Sorglos-Paket entstanden, bei der Ihr Eure Arbeitsverträge durch die Kanzlei gegen eine attraktiv günstige Pauschale prüfen lassen könnte und zusätzlich in einem zweiten Schritt alle Anpassungen vornehmen lassen könnt. Hier findet Ihr dazu alle Informationen.

Im Folgenden stellen wir ein paar Informationen zusammen, die jedoch keine Rechtsberatung darstellen.

4.1. Von steuerlicher Seite zu beachten

Findet die Workation mehr als 183 Tage im Jahr im Ausland statt, also mehr als die Hälfte der Arbeitszeit, dann entsteht eine (Lohn-)Steuerpflicht in dem Land, in dem die Workation durchgeführt wird. Entsprechend gilt ein Doppelbesteuerungsabkommen, sofern es vorhanden ist. Wenn weniger als 183 Tage im Ausland gearbeitet wird, gilt das deutsche Lohnsteuerrecht.

4.2. Von sozialrechtlicher Seite zu beachten

Bezüglich der Sozialversicherung sind die entscheidenden Punkte, in welchem Land die Workation (Stichpunkt 4.1.1 und 4.1.2) stattfindet, wie lange der Aufenthalt dort geplant ist und von wem der Wunsch nach einem Auslandsaufenthalt ausgeht (Stichpunkt 4.2. – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer).

4.1.1.
Workation außerhalb der EU: Die geltende Regelung ist abhängig von jeweils geschlossenen Abkommen der Staaten untereinander. In diesem Fall muss individuell geprüft werden, welches Sozialversicherungssystem greift.

4.1.2.
Findet die Workation innerhalb der EU, der Schweiz, Liechtenstein, Island oder Norwegen statt, sind zwei Fälle zu unterscheiden.

Fall A
Findet die Tätigkeit regelmäßig statt und wird mindestens ein Viertel der Arbeitszeit in Deutschland verrichtet oder hat der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland und der Wohnsitz des Arbeitnehmers liegt ebenfalls in Deutschland, dann gilt deutsches Sozialversicherungsrecht. Ansprechpartner in diesem Fall ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Auslands (DVKA).

Fall B
Findet die Arbeit innerhalb der EU, Schweiz, Liechtenstein, Island oder Norwegen statt, jedoch nicht regelmäßig für einen beschränkten Zeitraum im Ausland, herrscht eine uneindeutige Rechtslage.

4.2.
Geht der Wunsch einer Workation vom Arbeitnehmer und nicht vom Arbeitgeber aus, handelt es sich nicht um eine Entsendung des Mitarbeiters. Der Arbeitnehmer muss sich in diesem Fall selbst um die Krankenversicherung im Ausland kümmern. Es ist dann ratsam, sich mit seiner Krankenkasse in Verbindung zu setzten, um die bestehenden Möglichkeiten zu sondieren.
Alternativ kann vom Arbeitgeber bei einem geplanten Aufenthalt in der EU eine Ausnahmegenehmigung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Auslands (DVKA) beantragen.

4.3. Arbeitsrechtliches

Innerhalb der EU ist das Arbeiten in einem anderen Land grundsätzlich möglich (Freizügigkeitsregelung). Außerhalb der EU kann eine Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung notwendig sein. Es sind jedoch die lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen bezüglich der Arbeitszeit- und Pausenzeiten zu beachten.
Möglicherweise gelten auch bestimmte Vergütungsvorschriften.

Es sollte eine Vereinbarung existieren oder, falls diese nicht vorhanden ist, dass das Arbeitsverhältnis dem deutschen Recht unterliegt. Gelten am Arbeitsort für den Arbeitnehmer zwingend einzuhaltende lokale Gesetze, die den Arbeitnehmer besser stellen, als dies unter deutschem Recht der Fall wäre, so können diese nicht wirksam vom deutschen Arbeitgeber ausgeschlossen werden.

Zur steuerlichen und rechtlichen Situation bei Workation siehe auch folgenden Beitrag >

Wir organisieren eure Team-Workation – kostenlos

Schickt uns hier völlig unverbindlich die Details für eure geplante Workation. Gerne erstellen wir euch völlig kostenlos ein individuelles Workation-Angebot, das eure Anforderungen bestmöglich erfüllt. Das könnt ihr intern dann in Ruhe besprechen.

Was hebt uns von klassischen, einfachen Unterkunftsvermittlern ab?

1. Unser Service ist für Unternehmen völlig kostenlos.
2. Wir haben exklusive, auf Team-Workations spezialisierte Unterkünfte für 50 und mehr Teilnehmer!
3. Ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt euch und euer Team rund um die Workation.
4. Wir nehmen euch die Recherche ab, Ihr habt somit Zeit für wichtigere Aufgaben.
5. Wir unterstützen euch mit Transfer, Mietwagen, Verpflegung und Aktivitäten vor Ort.

Unsere Kunden sind vielfältig: Für Dax-Konzerne, Mittelständler oder junge Start-ups haben wir spannende Workations auf die Beine gestellt. Schön ist es immer zu hören, wenn wir begeistern konnten: