Tagung planen für Führungskräfte » Checkliste & Tipps

So vielseitig die Herausforderungen für CEOs und Teamleader sind, so unterschiedlich können auch die Schwerpunkte einer Führungskräftetagung sein: Der Fokus kann auf operativen Fragestellungen im Tagesgeschäft liegen. Oder sollen auf der Basis der letzten Updates Entscheidungen getroffen oder Probleme gelöst werden? Für eine produktive Zusammenarbeit unterstützen sich die Teilnehmer gegenseitig mit ihrem Know-how und ihren Erfahrungen. Zu einem anderen Zeitpunkt dient ein Executive Offsite dem direkten Austausch mit dem mittleren Management, das wiederum den Kanal zu den Mitarbeitern darstellt.

Der erste wichtige Schritt für ein erfolgreiches CEO Retreat oder ein anderes Führungskräfte-Meeting ist die richtige Planung der Tagung. Hier erfahren Sie, was Sie dabei beachten sollten!

Führungskräfte Tagung planen: Um welche Themen soll es gehen?

Bevor es an die konkrete Planung für ein Offsite Meeting für Führungskräfte geht, sollten Sie ganz klar die Ziele der Veranstaltung klären. Dann können Sie Location und Programm genau darauf abstimmen.

Hier für Ihre Führungskräftetagung einige Ideen:

• die Kooperation auf Führungsebene intensivieren
• Zielkonflikte als CEO souverän managen
• Motivation & Leistungsbereitschaft pushen (gerade in herausfordernden Phasen)
• Veränderungen im Unternehmen anstoßen & nachhaltig umsetzen
• strategische Ausrichtung festlegen & realisieren
• aktuelle Fragen des Tagesgeschäfts gemeinsam lösen
• Selbstmanagement als Führungskraft optimieren

Eine Führungskräfte Tagung organisieren » Checkliste in 10 Schritten

Mit einer strukturierten Vorbereitung legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Tagung. Ein durchdachter Zeitplan sowie eine reibungslose Organisation und passende Ausstattung sorgen dafür, dass die Teilnehmer die Veranstaltung als Mehrwert für sich erleben und ersparen lästige Unannehmlichkeiten. Für ein positives Arbeitsklima und maximale Leistungsfähigkeit.

So lässt sich in 10 Schritten ein Offsite Meeting planen:

1. Den zeitlichen Rahmen festlegen

Soll es sich um eine eintägige Führungskräftetagung handeln oder benötigt das aktuelle Thema voraussichtlich mehr Zeit? Dann müssen eventuell eine oder sogar mehrere Übernachtungen eingeplant werden.

2. Die Form der Tagung wählen

Hat die Führungskräftetagung vor allem informativen Charakter, sind eventuell Fachvorträge und Präsentationen das passende Tagungsformat. Für kreative Prozesse kommen Podiumsdiskussionen und Workshops in Frage. Ebenso intensive Gruppenarbeiten oder der Austausch in kleineren Runden. Hat ein Executive Offsite die Persönlichkeitsentwicklung oder die die Erweiterung von Management-Qualitäten im Blick, bieten sich auch Outdoor-Erlebnisse oder sportliche Challenges an.

3. Einen passenden Termin finden

Bei der Terminfindung ist natürlich darauf zu achten, dass der Moderator oder eventuelle Vortragende verfügbar sind. Wie immer ist eine ausreichende Vorlaufzeit dabei sinnvoll. Achten Sie bei der Terminierung außerdem darauf, dass die Führungskräftetagung nicht in typische Urlaubszeiten fällt und nicht mit wichtigen Daten innerhalb des Unternehmens kollidiert.

4. Die Location für das Führungskräfte-Meeting buchen

Das Tagungshotel oder eine ähnliche Location sollte für die Teilnehmer gut zu erreichen sein und über die nötige Ausstattung für das gewählte Tagungsformat verfügen. Gibt es bei einem mehrtägigem Event ausreichend Unterkünfte für alle Teilnehmer? Umfasst die technische Ausstattung ein stabiles WLAN und moderne Präsentationsmedien? Bietet der Veranstaltungsort die Möglichkeit für das gewünschte Rahmenprogramm?

Mehr Informationen zur Wahl der perfekten Location erhalten Sie direkt im Anschluss an diese Checkliste zur Tagungsplanung!

5. Externe Impulsgeber einladen

Der ein oder andere Vortrag oder ein Best-Practice-Beispiel von außerhalb der eigenen Unternehmens-Bubble kann viel frischen Wind in eine Diskussionsrunde bringen. Überlegen Sie daher, ob sie externe Referenten zu Ihrer Führungskräfte-Tagung einladen.

6. Die Teilnehmer auswählen

Welche Teamleiter oder CEOs sollen an der Tagung teilnehmen? Beachten Sie, dass mit der Teilnehmerzahl der Platzbedarf vor Ort variiert. Auch müssen Sie eventuell den zeitlichen Ablauf anpassen. Je mehr Teilnehmer sich zum Beispiel an einer Diskussion beteiligen, desto mehr Zeit wird benötigt.

7. Einen detaillierten Zeitplan ausarbeiten

Versehen Sie die Agenda unbedingt mit festen Zeiten und berücksichtigen Sie auch Pausen und Mahlzeiten. Die Kunst dabei: Sie erstellen einen lückenlosen Ablauf, der zugleich ausreichend Puffer für eventuell Informationen oder Rückfragen enthält.

8. Das Rahmenprogramm gestalten

Auch das Rahmenprogramm taucht natürlich explizit im Zeitplan auf. Es kann sich dabei um kulturelle oder sportliche Aktivitäten handeln, die das Teambuilding unterstützen. Denkbar sind auch ein Kochkurs, eine Weinprobe oder eine Stadtführung.

9. Das nötige Equipment bereitstellen

Um die Verpflegung inklusive Kaffee, Getränke und Snacks in den Pausen kümmert sich oft das jeweilige Tagungszentrum. Stellen Sie für einen reibungslosen Ablauf außerdem sicher, dass ausreichend Material für alle Teilnehmer vor Ort ist. Besorgen Sie Kugelschreiber und Papier sowie eventuell Moderationskarten oder Flipcharts. Weitere Ausstattung kann für Outdoor-Aktivitäten vonnöten sein.

10. Die Einladungen an die Teilnehmer verschicken

In den Einladungen sind im besten Fall bereits alle wichtigen Informationen rund um Tagungsort, An- und Abreise bzw. Transfer enthalten. Sie können darin auch eventuell wichtige Tagungsregeln oder eine verpflichtende Teilnahme kommunizieren.

Top-Frage auf der Tagungsplaner Checkliste: Welche Location für das Führungskräfte-Meeting?

Hinter einem Offsite-Event für Führungskräfte steht die Idee, abseits des Tagesgeschäfts Freiräume für intensiven Austausch oder eine nachhaltige Entwicklung zu schaffen. Das gelingt besonders gut in einer inspirierenden Umgebung. Nicht von ungefähr liegen viele Tagungshotel in landschaftlich reizvoller Umgebung.

Mit einem Tagungs- oder Seminarhotel machen Sie bei der Planung eines Events für Führungskräfte bestimmt nichts verkehrt. Sie erhalten ein professionelles Gesamtpaket aus Übernachtung, modern ausgestatteten Tagungsräumen und Verpflegung. Häufig können Sie ganz bequem ein organisiertes Rahmenprogramm zubuchen.

Den Erfolg anderer Tagungsformate kann unter Umständen eine alternative Location noch besser unterstützen:

• Sie planen ein Führungskräfte-Meeting, um die Kooperation im mittleren Management zu stärken? Für ein intensives Teambuilding könnte es auch ein gemeinsamer Segeltörn in Frage kommen.
• Bei einem Executive Retreat / Leadership Meeting steht weniger die fachliche Ebene im Mittelpunkt als vielmehr die Entwicklung neuer Leader-Skills, die grundlegende Art der Zusammenarbeit oder die Persönlichkeitsentwicklung. Dafür kann ein Seminarzentrum im Grünen mit diversen Möglichkeiten für kleinere Gesprächsrunden und Workshops indoor und outdoor der ideale Ort sein.
• Für pure Motivation und jede Menge neuen Input organisieren Sie ein Führungskräfte-Event in einer Workation-Unterkunft in Deutschland, Europa oder weltweit. Ob luxuriöse Villa an der Algarve oder ein Chalet in den Schweizer Bergen – hier wächst Ihr Führungskräfte-Team zusammen und kann besonders leicht out of the Box denken. Selbstverpflegung oder Catering – beide Varianten sind möglich. Anbieter wie Workation.de organisieren in Zusammenarbeit mit Ihnen zudem einzigartige Events, mit denen Sie das Maximum aus einem Führungskräfte Meeting herausholen.