Workation-Checkliste

Workation-Checkliste Für die Planung einer erfolgreichen Workation sind verschiedene Aspekte im Vorfeld zu klären. Je besser und genauer diese Punkte vorab angegangen werden, desto reibungsloser kann die Umsetzung Workation erfolgen. Damit wird sichergestellt dass gute Arbeitsergebnisse und eine hohe Zufriedenheit der Teilnehmer erzielt wird.

Folgende Kategorien sollten beachtet werden:

Arbeitsbezogene / teambezogene Aspekte
Regulatorische Aspekte (Vertragliches/Rechtliches/Steuerliches/Gesundheitliches)
Anreise- bzw. unterkunftsbezogene Aspekte
Monetäre Aspekte und Versicherungen
Technische /arbeitsbezogene Aspekte

Überschneidungen zwischen den unterschiedlichen Kategorien werden im folgenden mit abgebildet.

1. Arbeitsbezogene / teambezogene Aspekte

Vorlaufzeit

Die Planung der Workation sollte mit ausreichender Vorlaufzeit geschehen. Vor allem die Verfügbarkeit der Unterkunft mit den gewünschten Eigenschaften ist sicherzustellen. Ebenso die Verfügbarkeit von Tickets für die gewählten Transportmittel. Eine frühzeitige Planung ermöglicht oftmals die Nutzung von Frühbucherrabatten.

Festlegen des Teilnehmerkreises

Klären Sie, ob alle Teammitglieder an der Workation teilnehmen können (Gibt es Präsenzpflichten vor Ort? Sind einige Arbeitsgebiete nicht remote zu erledigen?). Status Quo der mobile Arbeit evaluieren: Welche unserer Mitarbeitenden können ihre Arbeit theoretisch bereits örtlich und zeitlich flexibel ausführen? Gibt es vorab noch Schulungsbedarf oder muss noch technisches Equipment (z.B. Laptop, Cloudlösungen etc.) bestellt werden?

Stimmen Sie ab, ob alle denkbaren Teilnehmer an der Workation tatsächlich teilnehmen wollen (z.B. persönliche Verpflichtungen, fehlende Interesse etc.). Achten Sie auf Transparenz und setzen Sie klare Fristen für eine Rückmeldung. Wer diesmal nicht teilnehmen wollte, ist beim nächsten mal vielleicht mit Eifer dabei, wenn das restliche Team begeistert zurück kommt.

Terminabgleich

Eine rechtzeitige Planung ist auch daher wichtig, damit die teilnehmenden Kollegen sich von ihrer zeitlichen Verfügbarkeit einrichten können und Termine sowohl im fachlichen Bereich z.B. mit Kunden und Mitarbeitern wie auch im privaten Bereich entsprechend einplanen können.

Programmgestaltung

In diesem Bereich sind folgende Fragen zu beantworten: Wer legt das fachliche Programm/die Agenda und die Freizeitgestaltung vor Ort fest? Welche Aktivitäten werden gemeinsam verfolgt, welcher zeitliche Rahmen steht zur individuellen Aktivität zur Verfügung? Oder werden diese Punkte vor Ort flexibel mit Vorlauf abgestimmt abgestimmt? Welche Aktivitäten sind verpflichtend, welche freiwillig? Welche sollen wann gemeinsam stattfinden (z.B. Abendessen, Ausflüge)? Denken Sie auch an individuelle Interessen und Rückzugsmöglichkeiten vor Ort.

Die Progammgestaltung kann zwar von der ranghöchsten Führungskraft festgelegt werden, aber es empfiehlt sich darüber nachzudenken, ob das Team nicht intensiv eingebunden sein sollte. So kann z.B. ein kleines Team von Freiwilligen das Programm erstellen oder man kann mit Unterstützung von digitalen Tools (z.B. Easyretro, Whiteboard, Mentimenter) Ideen sammelt und im Team bewertet. Eine Alternative für einen stärker strukturierenden Ansatz kann auch ein Fragebogen sein, der die Präferenzen der Teilnehmer erhebt.

Zeitverschiebung

Bei einer Workation, die in einer anderen Zeitzone liegt, ist bei der Terminplanung mit Kunden und Kollegen die Zeitverschiebung zu beachten.

Kontaktdaten

Es macht Sinn, alle wichtigen relevanten Kontakte (Email/Tel-Nr) auch als Printversion mitzuführen, vor allem auch die Kontaktdaten der IT-Abteilung.

Arbeitszeiten

Ist die Zeiterfassung nötig? Falls ja, benötigen die Mitarbeiter dazu neue Programme? Wenn ja, sind diese rechtzeitig auszuwählen und zu beschaffen.

2. Anreise- bzw. unterkunftsbezogene Aspekte

Reiseziel

Reiseziel festlegen: Die Wahl des Reiseziels kann z.B. mit einer Teamumfrage erfolgen. Neben organisatorischen Aspekten können auch Kostenaspekte wie auch ökologische Aspekte eine Rolle spielen. Gibt es die Option bestimmte Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner an einem bestimmten Ort zu treffen?

Ein Arbeitsort in Deutschland oder der EU vereinfacht regulatorische Fragen, insbesondere aus steuerlicher und sozialrechtlicher Sicht.

Unterkunft

Ist die gewählte Unterkunft Workation geeignet? Sind Meetingräume und Einzelarbeitsplätze mit geeigneter Infrastruktur (angefangen von Schreibtischen, ergonomischen Stühlen bis hin zu Monitoren) vorhanden? Besteht eine gute WLAN-Infrastruktur?

Wie soll die Verpflegung erfolgen? Bei Selbstverpflegung ist an die Nahrungsunverträglichkeiten einzelner Mitreisenden zu denken und idealerweise an Abneigungen und Vorlieben von Mitarbeitern (Umfrage im Voraus?).

Anreise planen

Wann und wo sind Treffpunkte an welchen Orten geeignet, um eine gemeinsame Anreise zu erleichtern?

Ist ein Transferservice vom Bahnhof/Flughafen zur Unterkunft vorgesehen? Wie sieht es mit der Mobilität vor Ort aus. Ist ein Mietwagen rechtzeitig gebucht worden? Wir empfehlen mit gutem Gewissen Billiger-Mietwagen*, da dort eine sehr gute Auswahl an Filterkriterien zur Verfügung stehen und die vorhandenen Bewertungen die Entscheidung erleichtert. Mietwagen: Verfügbarkeit am Zielort prüfen und evtl. via Billiger-Mietwagen* buchen.

3. Regulatorische Aspekte (Vertragliches/Rechtliches/Steuerliches/Gesundheitlich)

Datenschutz

Beim Einsatz außerhalb des Büros und mit zahlreichen Mitarbeitern in fremden WLAN-Netzwerken treten einige den Datenschutz betreffende Fragestellungen auf. Bei der Planung der Workation sollte daher ein Gespräch mit dem (internen/externe) Datenschutzbeauftragten geführt werden.

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag

Um die Besonderheiten, die sich aus einer Workation ergeben, möglichst transparent und rechtssicher gegenüber den Mitarbeitern festzuschreiben, ist es ratsam, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzuschließen. Diese sollte Punkte wie die der Erreichbarkeit während der Arbeit bzw. der Freizeit enthalten, Aspekte der Kostenübernahme abdecken, die zeitliche Befristung der Workation umfassen und auf die steuer- und sozialrechtlichen Fragen eingehen. Zusätzlich sollte die Widerrufsmöglichkeit der Zusatzvereinbarung vermerkt sein.

Häufig steckt hier der Teufel im Detail: Unterschiedliche Aspekte spielen an dieser Stelle mit hinein: Gibt es einen Betriebsrat, eine Betriebsvereinbarung, was steht aktuell bereits im Arbeitsvertrag, wohin soll die Workation gehen, und so weiter. Mit diesen Fragen sind viele Unternehmen nicht alleine. Damit an dieser Stelle Klarheit geschaffen wird, haben wir uns mit einer renommierten Anwaltskanzlei mit einer Spezialisierung auf Arbeitsrecht gerade in Bezug auf Ausland zusammengetan: Im Ergebnis ist ein Rundum-Sorglos-Paket entstanden, bei der Ihr Eure Arbeitsverträge durch die Kanzlei gegen eine attraktiv günstige Pauschale prüfen lassen könnte und zusätzlich in einem zweiten Schritt alle Anpassungen vornehmen lassen könnt. Hier findet Ihr dazu alle Informationen.

Workation-Richtlinie

Während der Vorbereitungsphase der Workation bietet es sich an, begleitend eine Workation-Richtlinie zu erstellen und diese an das Team zu kommunizieren. Dies beugt möglichen Konflikten und Unklarheiten vor und alleine die Erstellung führt dazu, sich intensiv mit den Fragestellungen einer Workation auseinanderzusetzen. Nach Beendigung der Workation kann diese Richtlinie dann noch weiter verfeinert und um die gemachten Erfahrungen angereichert werden.

Arbeitssicherheit

Allgemeine Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes: Hauptanwendungsfälle: 1. Gefährdungsbeurteilung 2. Unterweisung in Sicherheits- und Gesundheitsgefahren. Eine Sicherheitsunterweisung sollte erfolgen, auch vor Ort in der Unterkunft (klären Sie auch, wo vor Ort Notausgänge sind und wie im Gefahrenfall zu reagieren ist). Ist im Falle gesundheitlicher Einschränkungen ärztliche Hilfe erreichbar?

Der Arbeitgeber trägt eine Informationsverpflichtung. Sinnvoll könnte es sein, vorab die Berufsgenossenschaft zu kontaktieren. Die Aufnahme in die Zusatzvereinbarung (s.o.) ist ratsam.

4. Monetäre Aspekte und Versicherungen

Budgetfestlegung

Welche Kosten übernehmen die Teilnehmer, welche die Firma? Welches Budget steht insgesamt zur Verfügung, wie soll es vor Ort eingesetzt werden? Welche Kosten fallen für Anreise, Übernachtung, Verpflegung und Aktivitäten vor Ort an.

Versicherungen prüfen

Der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung ist sinnvoll bzw. falls ein Schutz bereits besteht, sollte man prüfen, unter welchen Bedingungen dieser greift. Ferner sollte die Krankenversicherung informiert und die A1-Bescheinigung angefordert werden. Weitere Versicherungen die ratsam sind: Haftpflicht mit Auslandsschutz, Unfallversicherung, Geräteversicherung. Wir können hier die entsprechenden Versicherungen der Hanse Merkur empfehlen*:

5. Technische & arbeitsmaterialbezogene Aspekte

Eignung des Orts

Während die Recherche und Auswahl der Unterkunft erfolgt, sollte begleitend eine Prüfung erfolgen, ob die ins Auge gefasste Herberge die gestellten Eignungskriterien an die Workation erfüllt:

Schnelles WLAN und dessen Reichweite (an den Außenbereich denken)
Meetingräume, Rückzugsmöglichkeiten für die Einzelnen und für Teams
Möglichkeiten abwechslungsreicher Freizeitgestaltung
Versorgung mit Lebensmitteln (in Eigenregie oder angebotenen Verpflegung).

Datensicherheit und -verfügbarkeit

Ferner sollte an Backups relevanter Dokumente gedacht werden und Dateien in der Cloud bereitgehalten und evtl. auf verschlüsselten physischem Datenträger mitführt werden.
Zusätzlich Netzteile für elektronische Geräte (Notebooks, Handy, Beamer(?)) mitführen.
Remotezugang zum Unternehmensserver und den Clouddiensten vorab testen.
Volumen der Mobilfunkverträge für Nutzung außerhalb des WLAN-Bereichs prüfen und gegebenenfalls erweitern.

6. Sonstiges

Welches Büromaterial wird benötigt (Stifte, Blöcke, Textmarker,Flipchart, Post-It, Tesafilm, Hefter, Heftklammern,…)?

Zu guter Letzt – der Teamspirit

Starten Sie in die Workation mit positiver Energie und einer offenen, freundlichen Kommunikation! Klären Sie ob Neueinsteiger vorab noch besonders eingebunden werden sollten. Senden Sie wenige Tage vor Abreise eine Erinnerung, dass es bald losgeht, teilen relevante Informationen (z.B. Wetterausblick, Packlistenempfehlung etc.) mit den Teilnehmern und nennen Sie Ansprechpartner, die im Falle von Fragen und Unsicherheiten informell kontaktiert werden können.

Legen Sie fest ob ein Abwesenheitsagenten von allen Mitarbeitern eingestellt werden soll, der auf die Workation hinweist. Nutzen Sie die Chance, dass schon während der Anreise wie auch in der Workation die Teammitglieder sich vertrauensvoll austauschen können, Zeit gemeinsam verbracht wird und Grüppchenbildungen vermieden werden. Hier spielt das Vertrauen und die psychologische Sicherheit im Team eine wichtige Rolle – Punkte, an denen auch während der Workation gezielt gearbeitet werden kann. Hierzu eignen sich vertrauensbildende Aktivitäten wie gemeinsame Wanderungen in der Gruppe oder zu zweit, der Austausch z.B. über Kindheitserfahrungen in der Gruppe (was hat Dir schon als Kind Spaß gemacht, was wolltest Du werden, wovor hattest Du als Kind Angst), Stelle zwei Wahrheiten und eine Lüge über Dich dar, was an Dir besonders ist und die Gruppe muss die Lüge erraten, führen Sie eine „Warme Dusche“ durch (was schätze ich an meiner Kollegin, was beeindruckt mich an Dir) etc.

Wenn die Vorbereitung der Workation mit entsprechender Sorgfalt erfolgt, ist der Erfolg so gut wie garantiert (und die Planung der nächsten Workation kann angedacht werden :-)).

Für Fragen zur Checkliste, für weitere Informationen zum Thema Workation oder bei Presseanfragen helfen wir gerne mit Informationen weiter.