Checkliste für eine erfolgreiche Firmenevent-Planung
1. Zielsetzung – Warum machen wir das überhaupt?
🔹 Was ist das Event-Ziel? Teambuilding? Innovation? Networking? Oder einfach „Wir brauchen das mal"?
🔹 Wer kommt? Ein kleines internes Team, Kunden, Partner oder das ganze Unternehmen?
🔹 Was soll am Ende bleiben? Erkenntnisse, neue Kontakte oder einfach ein unvergessliches Erlebnis?
👉 Tipp: Je klarer das „Warum", desto besser wird das Event.
2. Location – Es gibt mehr als Konferenzräume
🔹 Indoor oder Outdoor? Klassische Eventhalle, Hotel, Co-Working-Space oder Berghütte?
🔹 Anbindung & Erreichbarkeit: Zentral oder abgelegen – je nach Zielgruppe.
🔹 Technik-Check: WLAN, Sound, Licht, Präsentationstechnik – wenn's hakt, leidet das Event.
🔹 Flexibilität: Raum für spontane Sessions oder straffer Zeitplan?
👉 Tipp: Die Location bestimmt die Stimmung – also lieber inspirierend als steril.
Team-Unterkunft hier recherchieren
3. Zeitplan & Ablauf – Struktur ohne Stress
🔹 Kompakte Agenda: Keynotes, Workshops, Networking, Freizeit – in der richtigen Mischung.
🔹 Redner & Moderation: Interne Speaker oder externe Profis? Wer kann Mehrwert liefern?
🔹 Pausen nicht vergessen! Energie-Level beachten, kein 8-Stunden-Dauerprogramm.
🔹 Spontane Elemente einbauen: Improvisierte Q&A-Runden, Walk & Talk, Speed-Dating-Sessions.
👉 Tipp: Ein starrer Ablaufplan killt Kreativität – aber zu viel Chaos ist auch keine Lösung.
4. Teilnehmer-Engagement – Das Event lebt vom Mitmachen
🔹 Interaktive Formate: Fishbowl-Diskussionen, Hackathons, Barcamps statt Frontalvorträge.
🔹 Gimmicks & Goodies: Kleine Giveaways oder Tools für mehr Engagement?
🔹 Icebreaker & Networking-Games: Niemand will Smalltalk, aber jeder mag ein gutes Gespräch.
🔹 Social-Media-Wall & Hashtags: Event live begleiten, Teilhabe über den Tag hinaus sichern.
👉 Tipp: Teilnehmer sollten nicht nur Zuschauer sein – sie gestalten das Event mit.
5. Verpflegung – Weil ein hungriges Team kein glückliches Team ist
🔹 Catering mit Konzept: Gesund, lecker und für alle was dabei (vegan, glutenfrei, halal, …).
🔹 Kaffeepausen bewusst gestalten: Networking-Zonen statt Schlange stehen am Automaten.
🔹 Abendprogramm: Formell oder locker? Stehempfang oder Street-Food-Trucks?
🔹 Snacks & Drinks: Immer griffbereit – niemand will hungrig in ein Nachmittags-Panel.
👉 Tipp: Gutes Essen = gute Laune = gutes Event.
6. Budget & Orga – Planung mit Puffer
🔹 Fixkosten kalkulieren: Location, Technik, Catering, Speaker, Goodies, …
🔹 Unvorhergesehenes einplanen: Irgendwas geht immer schief – Budget-Puffer hilft.
🔹 Zahlungsmodalitäten & Sponsoren: Wer zahlt was? Lässt sich externe Unterstützung gewinnen?
🔹 Logistik & Reiseplanung: Wer kommt von wo – und wie?
👉 Tipp: Klare Budgets verhindern Stress am Ende.
7. Nachhaltigkeit – Green Events sind die Zukunft
🔹 Müll vermeiden: Wiederverwendbare Namensschilder, digitale Agenda, Mehrweg-Optionen.
🔹 Lokale Anbieter bevorzugen: Catering, Produkte und Materialien aus der Region.
🔹 Nachhaltige Anreise fördern: Öffis, Carsharing, Zug statt Kurzstreckenflug.
👉 Tipp: Kleine Schritte machen Events nachhaltiger – ohne dass es kompliziert wird.
8. Nachbereitung – Was bleibt hängen?
🔹 Feedback einsammeln: Umfragen, persönliche Gespräche, anonyme Bewertungen.
🔹 Best-of-Momente festhalten: Bilder, Videos, Testimonials.
🔹 Erkenntnisse dokumentieren: Welche Learnings lassen sich fürs nächste Event nutzen?
🔹 Follow-up-Mails & Community-Pflege: Kontakte halten, weitere Interaktion ermöglichen.
👉 Tipp: Ein Event ist erst dann richtig erfolgreich, wenn es nachwirkt.
Fazit:
Ein gutes Firmenevent entsteht nicht zufällig - es ist eine Mischung aus klarer Planung, Flexibilität und der richtigen Energie. Mit dieser Checkliste seid ihr bestens vorbereitet.
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